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國家檔案局《檔案密集架智能管理系統技術要求》解讀

  • 發表時間:2019-01-08
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國家檔案局《檔案密集架智能管理系統技術要求》解讀

中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求,切實改善檔案保管保密條件,采用先進的安全保密技術、設備和材料,確保檔案安全保密。2017年8月,《檔案密集架智能管理系統技術要求》(DA/T 65—2017) 由國家檔案局正式發布,并于2018年1月1日起實施。該標準為現代檔案裝具的升級發展提供了技術規范和技術支撐。

編制背景

隨著社會信息化進程的加快,信息技術已經成為支撐當今經濟活動和生產生活的基石。檔案庫房硬件設備的智能化發展, 使“庫聯網”“物聯網”技術在檔案庫房管理中的應用越來越廣泛。如此一來在對檔案庫房進行實時遠程監控管理的同時,提高了工作效率,優化了檔案實體存放環境, 保證了檔案的完整性與安全性。檔案存儲設備逐漸從傳統的檔案櫥柜、手動密集架、電動密集架向智能密集架邁進。智能密集架作為多種技術的結合體,在檔案保管中具備使用便捷、管理安全等優點,受到各級各類檔案館和各級機關檔案室的認可。但是,由于目前我國在檔案智能密集架、檔案定位存取、溫濕度調控等方面還缺少統一標準,加之各種設備接口不一致,使得設備與設備之間只能獨立運行,從而無法實現智能聯動及一體化集成管理。檔案管理軟件與設備使用嚴重脫節及其智能化功能的弱化,造成了檔案庫房設施設備使用功能碎片化,也導致了設備多頭管理、重復建設及管理效率低、利用成本高、節能效果差等現象的出現。

2014年,河北省檔案局(館)與北京融安特智能科技股份有限公司提出編制行業標準《智能密集架系統建設規范》,旨在規范檔案庫房智能密集架的建設以及智能密集架各種線路接口標準。制定過程中,編制小組多次召開文本起草、征求意見、審查文本等工作組會議,確定了標準任務分工、工作安排及標準內容。在調研各級各類檔案館、檔案室需求及智能密集架生產廠家市場研發成果的基礎上,為滿足智能密集架的研發、設計、制造等方面要求,該標準采用樣機試驗驗證方式修正技術參數要求。在對名稱和內容進行數次修改完善后,最終確定標準名稱為《檔案密集架智能管理系統技術要求》,旨在通過對檔案密集架智能管理系統的功能要求、技術參數以及檔案密集架智能管理系統的統一接口標準等進行明確規定,提高檔案密集架智能管理系統的可靠性、兼容性,保證檔案存放安全,規范密集架生產商對智能密集架功能的開發和生產制造。其內容針對性更強,操作更加便捷,使用范圍更加廣泛。


創新點概要

該標準按照《標準化工作導則第1 部分:標準的結構和編寫》(GB/T 1.1-2009)要求,參考相關國際標準,結合現階段國內檔案裝具需求,做到了技術先進合理、使用方便、切實可行。特別參照了《直列式檔案密集架》(DAT 7 — 1992)、《鋼制書架第3部分:手動密集書架》(G B/T 13667.3 — 2013)、《電動密集書架技術條件》(GBT 13667.4 — 2013)要求,合理規范智能密集架架體結構和組成。

該標準的制定以提升檔案管理手段現代化水平、實現檔案管理人員存取檔案快捷方便、增強檔案保管環境安全性為目標,遵從安全、智能、節能、環保的檔案管理要求,力求做到檔案裝具使用持久性, 控制接口統一標準性,功能設計經濟合理性,使用過程安全可靠性。同時,兼具可擴展性、開放性及靈活性等特點,為前端檔案管理軟件集成提供統一標準接口,以期充分發揮檔案密集架智能管理系統的智能化功能。


主要內容

該標準規定了密集架智能管理系統的術語與定義6個、密集架智能管理系統功能要求7項、保障要求3項及檔案密集架智能管理系統的統一接口標準。

該標準所稱的密集架智能管理系統, 是指以各路傳感器所采集的數據為基礎, 實現密集架操控、安全保護、信息交換、檔案存取、檔案環境監控等功能于一體的綜合控制系統,通常安裝于固定架的工控機中。整個系統由防擠壓保護裝置、定位引導裝置、到位檢測裝置、區域控制總線、區域光幕裝置等共同組成。

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防擠壓保護裝置通過光電保護、壓力保護等方式切斷驅動設備動力,防止處于兩架列之間的人員或物品受到擠壓;定位引導裝置利用電子引導屏、位置引導燈具等設備指示檔案或資料存放位置;到位檢測裝置利用磁感應技術或超聲波測距技術,檢測活動架是否運行到預期位置;區域控制總線是在智能密集架各個部件之間傳送信息的公共通路;區域光幕裝置利用光電感應原理,通過分別安裝于密集架區域兩端的發射端和接收端,在密集架底盤與地面之間形成光幕,感知密集架區域中是否有作業人員或障礙物,保護人員安全和密集架安全。


1.功能要求

自檢功能:密集架智能管理系統在通電工作時,能自動檢測密集架各部件是否運轉正常,自檢結果以直觀形式進行顯現或提示。操作功能:在密集架智能管理系統的主界面,可根據檔案調閱需要進行鎖定、解除鎖定或左右移動、停止移動或合架與開架、自動通風等操作。狀態顯示功能:在密集架智能管理系統的主界面顯示溫度、濕度等實時架內環境數據、密集架操作狀態、人員進出通道實時狀態以及各項報警信息。查詢定位功能:通過顯示屏查詢密集架上的檔案或資料位置信息,定位引導裝置可以指示檔案或資料所在位置。外部設備或應用可通過密集架控制系統提供的數據通信協議進行查詢定位操作。照明控制功能:密集架關閉時,通道照明燈熄滅;密集架打開時,通道照明燈點亮。超過30秒無人員作業,通道照明燈自動熄滅;當有人員進入通道時,通道照明燈自動點亮。語音播報功能:以普通話語音提示密集架操作及報警信息,語音清晰、語速平穩。日志功能:以日志的形式記錄密集架所有操作及報警信息,并永久保存,日志內容能夠以文件形式導出。


2.保障要求

(1)安全保護要求

架體運行安全要求:為確保檔案數據安全和管理員人身安全,在密集架外側第一列加裝鎖定裝置,無權限人員不能操作或查看檔案;每個區域密集架最外側活動架均安有保險鎖,采用區域光幕、通道光幕傳感器、通道出入紅外傳感器中2個或2個以上防擠壓保護裝置,每列活動架安裝檢測裝置和電流檢測裝置,防止因架體運行異常造成的設備損壞和人身危險;活動架處于打開狀態時,所有的防擠壓保護裝置均應處于工作狀態,同時以語音廣播加以提示。

數據傳輸安全要求:對數據傳輸過程進行加密,以防檔案或資料數據在傳輸過程中被非法截獲或破解。在通過人臉識別、指紋、虹膜、密碼等身份認證后,方可使用密集架智能管理系統。

用電安全要求:密集架架體除固定架有外接220V強電外,所有活動列均采用額定輸出電壓不超過36V的直流電源,同時,庫房內走線要正規整潔。密集架長時間無人操作時,除固定架工控機和控制器外,所有活動架均處斷電狀態,如人為觸碰工控機界面任意位置,工控機立即自動通電,活動架恢復供電狀態。

(2)架內環境監控要求

密集架智能管理系統支持密集架內溫濕度數據和全天溫濕度記錄,根據預先設置的溫濕度值自動通風換氣,使密集架所在區域滿足檔案或資料的存放條件,同時,支持手動通風換氣。當密集架環境數據不符合預先設定的存放條件時,系統自動提示。

(3)標志要求

智能密集架上使用的文字、圖形、標志應符合耐久、醒目、規范的要求。智能密集架、顯示屏、控制器、動力裝置、安全裝置應掛有銘牌。一般使用中文標志顯示器、顯示輸出、操作說明等,根據不同需要也可以同時使用其他文字。


3.接口標準

(1)數據通信協議

該標準附錄《密集架控制系統總線通信協議》和《密集架控制系統網絡通信協議》,規定了外部設備通過區域控制總線與智能密集架間的通信要求、智能密集架工控機與外部系統間的通信要求。密集架控制系統應同時具備總線協議方式以及Web Service協議方式,供外部設備或外部應用進行調用;總線協議標準采用RS485接口,通過區域控制總線進行通信,但不排除同時使用其他總線通信方式的可能;Web Service通信應滿足數據傳輸安全要求。

該標準附錄《密集架位置標識碼組成規則》,規定了密集架位置標識碼由地區編碼、單位編碼、庫房編碼、區編碼、列編碼、節編碼、層編碼、面號編碼、順序編碼組成,共18位數字編碼,不同用戶單位或不同密集架都擁有唯一且不能重復的編號, 編碼有充分的可擴展性,可滿足用戶單位對密集架管理的多種需求。

(2)工控機要求

工控機作為智能密集架的核心部件, 應符合以下要求:具有操作系統支持;提供常用接口,包括USB接口、RS232接口及RS485接口等;支持每天不少于8小時的開機時長,累計使用時長不少于3萬小時;顯示屏均支持觸摸方式操作。


適用范圍

該標準的實施,可實現檔案智能密集架的生產、安裝及使用標準化,降低利用成本,避免重復建設,提高管理效率,并通過標準化軟件達到不同區域的檔案資源數據共享。

該標準是智能密集架系統建設的技術標準,可作為編制、評估和審批檔案庫房智能密集架建設項目建議書、可行性研究報告和初步設計的技術依據,是有關部門對智能密集架工程項目建設進行監管、檢查、驗收的質量依據。該標準適用于各級國家綜合檔案館、國家專門檔案館、部門檔案館及機關學校、企事業單位檔案室(館)等的庫房建設中新建密集架、手動密集架改裝、擴增電動密集架等項目的設計、建設、檢驗和驗改。


作者單位:河北省檔案館責任編輯:黃佳音

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